Cara Mail Merge di Word 2003

Perkembangan teknologi khususnya software terus maju ke arah yang lebih canggih, mudah, dan praktis. Dalam hal ini adalah office besutan Microsoft corp. Kita tahu, mulai dari versi lama seperti lotus 123, office 2000, 2003, 2007 hingga yang paling baru office 2010.

Saya sendiri sekilas mengenal tentang lotus 123. Setelah itu saya lama mendalami dan mempelajari office 2003 sejak sekolah dasar, SMP hingga SMK. Mulai dari word, excel, power point, hingga acces. Lama bergelut dengan office 2003, selang beberapa tahun keluarlah office 2007 yang lebih mudah dan familiar. Hingga saat ini pun office 2007 masih setia menemani.


Kali ini saya akan share tentang bagaimana menggunakan surat gabung (mail merge) di office 2003. Fitur yang disediakan microsoft ini sangat berguna bagi kita yang berkecimpung di dunia perkantoran, khususnya surat-menyurat. Tak hanya itu, mail merge berguna untuk menampilkan data di dalam acces ke dalam dokumen. Misal : nilai rapor, inventarisasi, buku tabungan, undangan dll.

Sebenarnya lebih mudah lagi jika kita menggunakan office 2007, tinggal next, next, ok. Tapi bagaimana jika suatu ketika dihadapkan dengan office 2003? Diusahakan kita pun bisa mengatasinya, dan jangan mati gaya ;)

Tanpa berpanjang lebar lagi, berikut saya share cara menggunakan mail merge dalam buku tabungan di office (access dan word) '03 :

Pertama kali kita buat dulu desain buku tabungannya atau bisa juga surat di Ms. Word

Microsoft Access

1. Setelah itu kita buat data base di Ms. Bccess, caranya :
2. Buka Ms. Acces -> Buat "Blank Database"
3. Setelah itu berinama, misal : databaseku -> Create
4. Setelah di Design View buat tabel. Sementara buat dua field, misal nama dan alamat (pastikan tipe field adalah text bukan auto number, dan primary key telah diaktifkan)
5. Setelah itu di Data sheet view masukkan data nama-nama, dan juga alamatnya
6. Save -> exit

Microsoft Word

1. Kembali ke desain buku tabungan atau surat yang telah kita buat tadi, kemudian :
2. Di Menu Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge
3. Di sebelah kanan "Use teh current document" -> Next : Select recipients
4. Pilih "Letters" -> Next : Starting document
5. Pilih "Use an existing list" -> klik Browse...
6. Pilih database access yang telah dibuat -> Open
7. Klik "Next : Write your letter"
8. Letakkan kursor di tempat yang akan simpan data. Misal : nama, alamat dll
9. Pilih field yang akan dimasukkan -> Insert

Maka kita telah menggunakan mail merge, jika sudah selesai kita bisa mencetak data yang telah kita buat. Finish -> Print apakah akan satu per satu field ataukah ingin sekaligus dicetak.

Kelebihan dari mail merge ini kita tidak direpotkan dengan harus membuat banyak desain untuk satu persatu surat yang kita buat. Selain menghemat waktu agar lebih cepat, cara menggunakan mail merge pun berarti kita telah menggunakan salah satu fungsi Ms. Office yang orang-orang jarang gunakan. Jika mengalami kesulitan teruslah dicoba, dan cobalah untuk membiasakannya.

Semoga bermanfaat
Terimakasih

2

3

4

5

6

7

8

9