Digitalisasi Arsip

Ordner (Ilustrasi : rsc.org)

Ketika itu suatu sore, saya tengah membenahi lemari arsip. Memilah yang masih bagus dan menyimpannya. Memisahkan yang sudah rusak dan mengumpulkannya untuk kemudian dimusnahkan atau dibuang. Dari sekian banyak surat, dokumen, buku-buku, hingga foto, ada sesuatu yang membuat perasaan saya menjadi muda kembali. Mengingat dan mengenang momen-momen yang telah berlalu.

Beres-beres memerlukan energi yang cukup banyak. Cukup melelahkan juga rasanya. Tapi dengan telaten dan dibawa santai, pekerjaan ini akan indah pada akhirnya. Karena lemari yang tadinya penuh sesak dengan kertas, buku, dan barang-barang yang kini tidak terpakai, menjadi bersih. Adapun yang masih terpakai akan kelihatan tersusun rapi.

IPM adalah organisasi kepemudaan terbaik di Indonesia versi Kemenpora. Penghargaan ini diraih IPM berturut-turut pada 2011 dan 2013. Setahun setelahnya, pada 2012 dan 2014, organisasi pelajar yang lahir pada 18 Juli 1961 ini menyabet penghargaan pula sebagai 10 Organisasi terbaik se-Asia Tenggara. Penghargaan tersebut bertajuk ASEAN TAYO (Assosiation South East Asia Nation Ten Accomplished Youth Organization). Pada tahun 2012 diraih IPM di Thailand dan 2014 di Brunei Darussalam.

Salah satu kriteria mengapa organisasi meraih titel terbaik adalah karena administrasi yang tertata rapi. Saya sebagai seseorang yang pernah berkecimpung di IPM merasakan bagaimana digembleng untuk melaksanakan apa yang dinamakan administrasi. Di IPM, siswa SMP saja diharuskan membuat surat, mengarsipkan, dan mengurus administrasi lainnya. Siswa yang bergabung di IPM memiliki kelebihan dalam hal administrasi ini. Terbiasa dengan surat-menyurat hingga membuat proposal. Administrasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari IPM.

Ketika tahun 2006 bergabung di IPM Ranting (tingkat sekolah) saya diamanahkan menjadi sekretaris umum. Di IPM, sekretaris umum ini adalah adalah posisi paling strategis, paling penting, dituntut untuk bekerja maksimal, bisa dibilang juga posisi paling bergengsi setelah ketua umum. Meskipun nomor dua, tanda tangan seorang sekretaris umum sangat sakti jika dibubuhkan dalam surat.

Perjalanan berlanjut di Pimpinan Daerah IPM Cianjur (tingkat kabupaten), saya diamanahkan menjadi ketua umum. Atmosfer di daerah berbeda dengan di ranting. Di daerah saya perlu bekerja sama dengan semua Pimpinan Ranting yang ada di Cianjur. Saat itu ada 7 PR IPM, yaitu PR IPM SMA Muhammadiyah Cipanas (Sukasari), SMP Muhammadiyah Cipanas, Islamic Centre Muhammadiyah (ICM) Putra, ICM Putri, SMK Muhammadiyah Cianjur (ICC), SMP Muhammadiyah Cianjur, dan SMK Muhammadiyah Haurwangi.

Saat ini saya menyesal karena tak ada satupun arsip PD IPM yang tersimpan. Salah satu faktornya karena kami tidak mempunyai sekretariat tetap meskipun itu hanya meja. Saat itu laptop pribadi yang menyimpan berbagai pergerakan kami rusak. Saya masih ingat struktur organisasi PD IPM Cianjur periode 2007-2009, tepajang di dinding sekretariat sementara di belakang Mesjid Mujahidin Islamic Centre Cianjur. Bagan struktur itu ada dalam figura dengan foto-foto kami di atas nama dan posisi kami di PD IPM Cianjur. Tapi kendala tersebut tidak menyurutkan niat kami dalam berjuang. Bersyukurlah kawan-kawan yang kini mempunyai sekretariat. Kalian harus lebih progressif dalam pergerakan dakwah dan perjuangan Muhammadiyah.

Bukan untuk sok atau pamer. Tapi hanya untuk mengenang saat-saat perjuangan itu. Terlepas dari segala kekurangan, periode kami masih dalam tahap pembelajaran, maklum kami adalah PD IPM Cianjur yang baru periode kedua! Alhamdulillah dari Musyawarah ke Musyawarah berjalan dengan luar biasa.

Kini perkembangan teknologi komputer dan internet telah maju dengan pesat. Sepuluh tahun lalu beda dengan saat ini.

Kini surat bisa dikirim dengan surat elektronik (electronic mail) atau hanya sekedar menyebarkan pesan melalui Blackberry Messengger atau melalui whatssapp grup.

Arsip sangat penting, suatu saat di masa depan kita pasti memerlukannya. Kita bisa belajar dan menjadikannya inspirasi untuk lebih baik lagi di masa depan. Dari pengalaman ber-IPM itu, kini saya mengerti untuk memanfaatkan teknologi sebagai penunjang administrasi. Berikut beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk membantu administrasi.

Google Drive
Aplikasi buatan perusahaan raksasa internet ini dapat menyimpan data beberapa gigabyte dengan cuma-cuma alias gratis. Google drive terintegrasi dengan aplikasi dokumen online, sehingga kita bisa melihat dan mengedit dokumen (word, spreadsheet, atau presentasi).

Saat di PW IPM DKI, kami menggunakan google drive untuk keperluan surat-menyurat dan berbagi pekerjaan agar bisa dikerjakan bersama-sama serta saling mengoreksi. Misalkan saya membuat surat di Matraman, teman saya di Kebayoran bisa melihat dan mencetak surat tersebut.

Kelebihannya dari google drive yaitu kita tidak perlu lagi registrasi jika kita sudah mempunyai akun google atau gmail. Cukup log in dengan akun tersebut sudah bisa menggunakan space 2 giga byte untuk menyimpan data di awan. Data arsip kita bisa aman tersimpan tanpa khawatir jika komputer atau laptop rusak.

Dropbox
Ini aplikasi favorit saya untuk menyimpan dan berbagi data. Ada dua cara dalam menggunakan dropbox. Pertama, menggunakannya secara online. Setelah register dan membuat akun dropbox, kita bisa upload file data (dokumen, gambar, gambar, video dll) yang akan kita simpan. File yang kita upload tersebut bisa bersifat personal (hanya kita saja yang tau) ataupun kita bisa share, dengan cara mengedit permition pada file yang kita upload kemudian dapat dibagikan link-nya.

Kedua, menggunakan dropbox secara desktop dengan cara menginstall aplikasi dropbox di komputer atau laptop, kemudian lakukan sinkronisasi dengan akun dropbox online yang telah kita buat. Jika sudah berhasil memasang aplikasi, maka akan ada folder khusus dropbox di dalam folder user dan akan ada icon tray di sebelah kanan bawah desktop. Itulah icon yang menjadi notification centre dropbox kita.

Setiap file yang kita simpan di folder dropbox, maka akan otomatis diupload ke akun dropbox online kita. Begitu juga jika kita upload file dari suatu perangkat selain dari komputer atau laptop yang kita install aplikasi dropox, maka file tersebut akan otomatis didownload oleh aplikasi dropbox. Jika icon dropbox menunjukkan warna biru dan lingkaran panah, maka itu sedang terjadi sinkronisasi, baik download atau upload. Jika notifikasi ceklis berwarna hijau, maka proses sinkronisasi telah berhasil.

Saya mengusulkan untuk menggunakan kedua aplikasi ini untuk urusan administrasi. Karena drive dan dropbox mempunyai lekurangan dan kelebihannya masing-masing. Tips dari saya, untuk digitalisasi arsip, berbagai surat masuk dapat di-scan k3mudian upload di google drive, foto pun cocok jika di share di google drive, karena ruang penyimpanannya cukup besar. Untuk urusan surat menyurat, silakan menggunakan dropbox agar bisa dikrrjakan bersama-sama tanpa terhalangi jarak dan waktu. Selamat berkarya